Вопросы по кадровой работе. Консультации по кадровым вопросам

"Кадровик. ру", 2013, N 7

КАК СОБЕСЕДОВАТЬ КОЛЛЕГУ. ПРИНИМАЕМ НА РАБОТУ КАДРОВИКА

Каждый руководитель знает и вряд ли будет оспаривать утверждение, что доходы любой организации в первую очередь зависят от того, насколько профессиональны работающие в ней специалисты. Именно этот ресурс - персонал - в настоящее время рассматривается как важнейший фактор конкурентоспособности компании на рынке. Сотрудники с их капиталом знаний, опыта и потенциала составляют нематериальный актив организации.

Кто же такой инспектор по кадрам? Как появилась эта профессия?

Название профессии "инспектор по кадрам", или "кадровик", появилось в советские времена. Отделы кадров в нашей стране начали образовываться в 30-е гг. прошлого века. В соответствии с Постановлением Наркомата труда СССР от 28 декабря 1930 г. N 377, на них возлагали снабжение народного хозяйства рабочей силой, а также планирование подготовки рабочих кадров и контроль данной подготовки. Структура кадровой службы в 30-е гг. включала секции (подразделения): планирования кадров; городского рынка труда; сезонного рынка труда; подготовки рабочей силы; профотбора, профконсультации и проверки квалификации.

Сейчас на наших предприятиях по-прежнему есть отделы кадров, где работают высококвалифицированные специалисты, обеспечивающие документальное оформление трудовых отношений в соответствии с требованиями законодательства, учет сотрудников и подготовку отчетности для государственных органов.

Почему работодатель заинтересован в привлечении высококвалифицированного инспектора по кадрам?

Работа с кадровой документацией требует внимательности и усидчивости. Чтобы минимизировать риски компании, инспектор по кадрам должен отлично знать трудовое законодательство и уметь этими знаниями оперировать. Однако, кроме оформления документации, инспектор по кадрам много общается с работниками - консультирует по вопросам трудового законодательства, регулирует конфликтные ситуации.

Критерий успешности инспектора по кадрам - проверяющих органов, штрафных санкций со стороны государственных органов, нареканий или жалоб со стороны сотрудников компании.

Какой же компетентностью должен обладать инспектор по кадрам, чтобы выполнять столь ответственную работу? Какие профессиональные стандарты предъявляются к нему?

Справка. Термин "компетентность" происходит от латинского "competere", означающего "быть приемлемым", и используется, как правило, для признания того, что специалист обладает достаточными профессиональными знаниями и навыками, чтобы решать поставленные задачи или исполнять определенные обязанности. В настоящее время компании все больше внимания уделяют оценке компетентности специалистов при принятии решений, связанных с их наймом, продвижением и профессиональным ростом.

Кстати. Профессиональные стандарты представляют собой структурированные требования к качеству и содержанию труда в определенной области профессиональной деятельности.

Точное описание "идеального" кандидата и позиции, на которую он подбирается, обеспечивает максимально эффективный поиск и отбор нужных людей. Описание начинается с определения зоны ответственности и основных задач сотрудника. Должна быть четко установлена приоритетность требований с учетом интересов менеджмента компании, традиций и требований корпоративной культуры, возможностей и перспектив роста.

Есть целый спектр инструментов для определения уровня компетентности специалиста - от классического собеседования до выполнения рабочего задания (кейса).

Все методы оценки кандидата должны быть подобраны таким образом, чтобы можно было получить максимум информации о каждом претенденте на вакантную должность (см. таблицу 1).

Таблица 1

Используемые методы оценки качеств кандидата

Главное при проведении оценки кандидата:

Определить цель оценки;

Описать задачи, которые будет выполнять сотрудник;

Описать знания, умения, навыки, необходимые сотруднику для выполнения данной задачи;

Определить объект диагностики;

Подобрать методы диагностики/оценки;

Определить критерии оценки полученных результатов.

Справка. Умение - способность личности эффективно выполнять определенную деятельность на основе имеющихся знаний в измененных или новых условиях.

Навыки - способность выполнять какие-либо действия автоматически, т. е. без поэлементного контроля. Поэтому иногда говорят, что навык - это автоматизированное умение.

Таким образом, вы сэкономите время - как свое, так и кандидата - и будете профессиональны в решении основного вопроса - подбора компетентного специалиста.

Например, цель - определить уровень профессиональных знаний специалиста по кадрам. Вы можете использовать метод профессионального тестирования. Успешных кандидатов оно, как правило, побуждает подтвердить свой статус профессионала. Претендент на вакансию, который отказывается от прохождения профессионального тестирования, вызывает подозрение как минимум по двум необходимым для успешной работы в компании пунктам: управляемость и уровень профессиональной подготовки.

Профессиональные тесты разрабатываются под конкретную должность. По ним проверяют ключевые для этой позиции знания. Разрыв между необходимым и существующим уровнем компетентности становится основанием для дополнительных вопросов на собеседовании. При грамотном использовании тесты дают ценную информацию о кандидате (см. таблицы 2, 3), даже несмотря на значительные издержки при составлении норм, обработке и интерпретации результатов.

Таблица 2

Вариант бланка "Проверка профессиональных знаний

инспектора по кадрам"

┌────────────┬────────────────┬──────────────────┬────────────────┬───────┐

│ Задача │ Объект │Контрольный вопрос│ Результат │Уровень│

│ │ │ │ │ знаний│

│ │ │ │ ├─┬─┬─┬─┤

│ │ │ │ │0│3│4│5│

│Оформление │Знание правил │Кадровик ошибся в │а) зачеркнуть │ │ │ │ │

│трудовых │ведения трудовых│заполнении │неверную запись,│ │ │ │ │

│книжек │книжек │титульного листа │а рядом написать│ │ │ │ │

│работников │ │трудовой книжки. │правильную; │ │ │ │ │

│ │ │Его действия: │б) списать бланк│ │ │ │ │

│ │ │ │как испорченный │ │ │ │ │

│ │ │ │и заполнить │ │ │ │ │

│ │ │ │новый; │ │ │ │ │

│ │ │ │в) ничего не │ │ │ │ │

│ │ │ │предпринимая, │ │ │ │ │

│ │ │ │продолжать │ │ │ │ │

│ │ │ │заполнение ТК; │ │ │ │ │

│ │ │ │г) другое │ │ │ │ │

├────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────────┼─┼─┼─┼─┤

│Внесение │Знание правил │В трудовую книжку │а) зачеркнуть │ │ │ │ │

│записей в │ведения трудовых│была внесена │неверную запись,│ │ │ │ │

│трудовые │книжек │неправильная │а рядом написать│ │ │ │ │

│книжки │ │запись. Кадровик │правильную; │ │ │ │ │

│работников │ │должен: │б) ничего не │ │ │ │ │

│ │ │ │предпринимать; │ │ │ │ │

│ │ │ │в) признать │ │ │ │ │

│ │ │ │неверную запись │ │ │ │ │

│ │ │ │недействительной│ │ │ │ │

│ │ │ │и внести │ │ │ │ │

│ │ │ │правильную │ │ │ │ │

│ │ │ │запись; │ │ │ │ │

│ │ │ │г) другое │ │ │ │ │

├────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────────┼─┼─┼─┼─┤

│Проведение │Знание правил │Трудовая книжка │а) завести новую│ │ │ │ │

│аудита │ведения трудовых│сотрудника │трудовую книжку;│ │ │ │ │

│трудовых │книжек │утеряна, порвана, │б) оформить │ │ │ │ │

│книжек │ │испачкана. Нужно: │дубликат; │ │ │ │ │

│работников │ │ │в) возможны оба │ │ │ │ │

│ │ │ │варианта; │ │ │ │ │

│ │ │ │г) другое │ │ │ │ │

└────────────┴────────────────┴──────────────────┴────────────────┴─┴─┴─┴─┘

Таблица 3

Вариант бланка "Проверка знаний норм ТК РФ

инспектора по кадрам"

		Контрольный вопрос	Результат
Разработка локальных нормативных	Навык разработки локальных нормативных	Перечислить основные положения, порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 8 ТК РФ)
Разработка проектов кадровой документации соответствии	Навык разработки проектов кадровых документов	Например, трудовой дополнительное соглашение к нему, бланки приказов по основной деятельности и др. (ст. ст. 56 - 61, 67, 68 ТК РФ)
Проведение процедуры оформления служебных командировок	Навык оформления служебных командировок сотрудников	Перечислить необходимые документы (приказ, направление и Максимальный срок командировки, оплата больничного листка, действия при утере документов. Рассказать технологию оформления (гл. 24
Проведение процедуры сотрудников	Навык оформления кадровых документов при приеме на работу, в том совместительству	Рассказать о нюансах оформления больничного командировок

Главное, о чем должен помнить специалист, занимающийся профессиональным отбором, - результаты собственно тестирования обязательно должны быть дополнены данными, например, наблюдения, беседы. Помните, что кандидат может обладать отличными теоретическими знаниями, но при этом не иметь практического опыта работы. Минимизируйте риск: добавьте другие методы оценки кандидата (его умений и навыков) - предложите выполнить рабочее задание.

"Рабочее задание "Прием на работу". Специалист по подбору персонала может выступить в роли нового сотрудника, а кандидат - в роли инспектора по кадрам компании.

Методика основана на построении определенных ситуаций и предложении кандидату описать модель своего поведения или решения этих ситуаций. Рабочее задание содержит гипотетические вопросы/действия о работе, ответы на которые оцениваются в сравнении с ответами, которые приняты образцовыми. Преимущество данного метода (при условии тщательной подготовки): всем кандидатам предлагаются одни и те же ситуации/вопросы, а ответы/действия оцениваются сопоставлением с набором "эталонных".

Для удобства систематизации и обработки информации можно рабочее задание оформить в виде таблицы (см. таблицу 4).

Таблица 4

Вариант бланка "Рабочее задание "Прием на работу"

Можно использовать и привычный формат рабочего задания. Например: "Сотрудник К. был принят на работу в компанию "три" на должность начальника склада с установлением ненормированного рабочего дня 23 мая 2011 г. В соответствии с графиком отпусков ему должен был быть предоставлен ежегодный отпуск с 30 мая 2012 г., о чем сотрудник К. был уведомлен в письменной форме. 28 мая 2012 г. К. был устно уведомлен, что в график отпусков внесены изменения и его отпуск в связи с производственной необходимостью разделен на две части - по 14 дней и перенесен на сентябрь и декабрь 2012 г.

Какие нарушения допущены?"

Наибольшую трудность представляет оценка способностей, личностных особенностей и качеств кандидата - необходимость выбора из широкого спектра различных методов и методик требует понимания исследуемого объекта и грамотного профессионального подхода. Если вы дипломированный специалист-психолог, то можете использовать для диагностики психологическое тестирование, при этом заручившись согласием кандидата.

Эффективность деятельности компании в целом зависит от результативности работы каждого ее сотрудника. Именно данному вопросу организации уделяют большое внимание в настоящее время. Эффективность определяется качеством работы. Поэтому еще до трудоустройства кандидата важно понять, как он видит свою зону ответственности, каковы были критерии эффективности его деятельности на предыдущем месте работы, как он понимает слово "эффективность", что считает наиболее важным в своей работе. Оценку можно провести, используя структурированное интервью. Для удобства вопросы можно сформировать в таблицу (см. таблицу 5).

Таблица 5

Вариант бланка "Критерии эффективности работы

инспектора по кадрам"

Зона ответственности	Критерий эффективности
Ведение, учет, хранение трудовых книжек работников	Соблюдение правил ведения трудовых книжек
Отсутствие предписаний со стороны проверяющих органов
Своевременное и качественное оформление кадровой документации	Соблюдение сроков согласно установленным стандартам
Отсутствие ошибок в оформленной документации
Отсутствие претензий/жалоб со стороны смежных отделов
Ведение процедур оформления приема, увольнения, перемещения сотрудников	Соблюдение требований Трудового кодекса РФ
Отсутствие предписаний со стороны проверяющих органов
Отсутствие претензий/жалоб со стороны сотрудников

Кстати. Основная особенность структурированного интервью - проведение его по плану, в котором определены темы разговора и вопросы кандидату. Сотрудник компании заранее готовит вопросы и во время беседы "по пунктам", скрупулезно выясняет соответствие соискателя установленным требованиям.

Это надо знать. Согласно Стандартам профессиональной деятельности в области кадрового менеджмента, разработанным российским кадровым сообществом и утвержденным голосованием членов Национального союза кадровиков, специалист по кадровому делопроизводству (выдержка):

- "знает локальные нормативные акты компании;

Знает систему документооборота компании;

Знает систему взаимодействия подразделений компании;

Знает требования к управленческой документации (положениям, регламентам) при организационном строительстве;

Умеет разрабатывать внутренние кадровые документы;

Законодательство

Знает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;

Владеет навыками разрешения трудовых споров и конфликтов;

Знает Кодекс об административных правонарушениях РФ, Уголовный кодекс РФ, иные федеральные законы в части определения ответственности за нарушения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права;

Кадровое делопроизводство и кадровый учет

Знает процедуры приема, увольнения, перевода на другую работу и перемещения персонала в соответствии с Трудовым кодексом РФ, владеет навыками оформления сопровождающей документации;

Умеет вести кадровое делопроизводство и организовать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;

Владеет навыками работы с внешними организациями (Пенсионным фондом РФ, Фондом социального страхования, Фондом обязательного медицинского страхования РФ, Государственной инспекцией труда, службами занятости населения и пр.) и навыками ознакомления сотрудников компании с кадровой документацией и действующими локальными нормативными актами;

Знает требования по обеспечению защиты персональных данных сотрудников".

В последнее время все больше внимания уделяется не только определению соответствия кандидата требуемой квалификации, компетентности, но и выяснению того, насколько новый человек "впишется" в корпоративную культуру организации, сможет ли он принять действующие в компании принципы и нормы поведения. В связи с этим большое значение имеют методы отбора, которые используются на собеседовании.

Собеседование - основной инструмент в отборе кадров. Кроме того, оно играет основную роль в создании благоприятного впечатления о компании. Ситуация интервью/переговоров дает возможность обеим сторонам понять, подходят ли они друг другу. Переговоры предполагают равные права сторон во взаимной оценке, проявлении заинтересованности.

Базовая идея, которая лежит в основе оценки, состоит в том, что нет универсально "хороших" или "плохих" кандидатов. Также как нет и универсально "хороших" или "плохих" компаний. Есть подходящие друг другу или не подходящие.

Оценка знаний, умений, навыков кандидата должна проводиться экспертом, профессионалом равным (или выше) по статусу/положению вакантной должности. Если вы, специалист по поиску и подбору персонала, не являетесь профи в сфере кадрового учета и привлекаете для оценки кандидатов эксперта-кадровика, позаботьтесь о том, чтобы оценка была непредвзята. А значит, у вас должно быть четкое описание требований к кандидату, стоящих перед ним задач, критериев оценки знаний, умений.

Почему нужна помощь эксперта? Он обладает "идеальным" набором знаний, умений, подтвержденных практическим опытом, знает тонкости и нюансы профессии, является носителем корпоративной культуры компании. При общении с профессионалом кандидат раскрывается, свободно говорит не только о своих успехах и достижениях, но и о проблемных зонах. Ведь происходит общение на одном языке, кандидат уверен, что его слова будут и правильно восприняты, и интерпретированы в нужном аспекте.

Т. Козлова

Управляющий партнер

A-Range Solutions,

Международной Академии Бизнеса

Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.

Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

• воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
• нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
• непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
• непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

• планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
• факты несчастных случаев на производстве;
• обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
• информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

• Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
• Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
• Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Таблица 1

Индивидуальные локальные нормативные акты

Свернуть Показать

Таблица 2

Обязательные локальные акты организации

Свернуть Показать

Таблица 3

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Свернуть Показать

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение об адаптации работников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

В нашем случае:

• журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
• журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
• журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
• журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
• журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

Сноски

Свернуть Показать

Вопрос: Почему работнику не зачли в стаж муниципальной службы деятельность на должности комсорга по группе средних школ райкома ВЛКСМ?

Ответ: Условия назначения пенсии за выслугу лет муниципальным служащим определяют нормативные правовые акты субъектов РФ и муниципальные правовые акты. Поэтому периоды, которые подлежат включению в стаж муниципальной службы, могут отличаться.

В то же время следует учитывать судебную практику. Так, согласно Решению Нововятского районного суда г. Кирова от 17.06.2013 по делу № 2-354/2013, а также Решению Котельничского районного суда (Кировская область) от 12.03.2014 № М-3/50/2014 2-3/65/2014 2-3/65/2014~М-3/50/2014, «доказательством того, что ЦК ВЛКСМ не входил в структуру органов государственной власти, является то, что ни Закон СССР от 05.07.1978 «О Совете министров СССР», ни Закон РСФСР от 03.08.1979 «О Совете министров РСФСР» в перечне министерств и государственных комитетов СССР и РСФСР не указывали органы ВЛКСМ.

Работа в этих органах не относится к государственной службе. В Указе Президента РФ от 20.09.2010 № 1141 «О перечне должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной гражданской службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных гражданских служащих» отсутствуют должности, занимаемые в ЦК ВЛКСМ или его органах, которые относились бы к должностям государственной службы».

Ознакомление с докладной на работника

Вопрос: Обязан ли работодатель ознакомить человека с написанной на его имя докладной запиской? И на основании чего?

Ответ: Поскольку этот вопрос на законодательном уровне не урегулирован, рекомендуется сделать копию докладной, с которой и необходимо ознакомить сотрудника. В любом случае ознакомить работника с содержанием докладной придется, поскольку на основании этого документа, в соответствии со ст. 193 ТК РФ , он должен предоставить объяснительную. Также, если работник сделает письменный запрос, то, на основании ст. 62 ТК РФ , работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой.

Если докладная записка составлена на государственного служащего, то на основании пп. 3 п. 8 ст. 59 Федерального закона от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации», работодатель также обязан ознакомить его с содержанием жалобы по итогам проведения служебной проверки.

Нюансы составления графика отпусков

Вопрос: Надо ли вписывать в график отпусков неотгулянные дни за другие годы (в том числе предоставленные по вредности и чернобыльцам)?

Ответ: Официального порядка по заполнению графика отпусков нет. В унифицированной форме № Т-7 имеется графа 5, куда можно вписать общее количество дней отпуска для каждого сотрудника, включая положенные дополнительные и ранее неиспользованные дни. Это позволит кадровикам проще вести учет, а работникам — при необходимости проконтролировать, все ли дни отдыха использованы.

Правильная дата увольнения и возможность отзыва заявления об увольнении

Вопрос: Работающая пенсионерка написала заявление на увольнение по собственному желанию в последний день отпуска, который по календарю выпадает на выходной. Как правильно оформить приказ на увольнение: следующим рабочим днем или предшествующим рабочим днем? И второй вопрос. Хотим на время ее отпуска взять временного человека, которого затем планируется перевести на постоянку. Есть ли какие-то законные способы сделать так, чтобы прежний работник не смог отозвать свое заявление об увольнении?

Ответ: На основании Письма Роструда от 18.06.2012 № 863-6-1, произвести увольнение необходимо в первый рабочий день, который следует за днем прекращения срока действия трудового договора. Все необходимые документы работодатель обязан выдать в день прекращения трудового договора, то есть в последний рабочий день. Это может быть в том числе накануне отпуска с последующим увольнением.

Что касается права на отзыв заявления об увольнении, тут может быть две ситуации. Если работник написал заявление об отпуске с последующим увольнением, то отозвать его он может только до начала отпуска. Вторая ситуация, если работник написал 2 заявления: одно — на отпуск, второе — на увольнение. По закону, у работника остается право отозвать заявление на увольнение, если только на его место в письменной форме не приглашен другой работник. Причем важно понимать, что это приглашение должно быть оформлено именно в письменном виде.

Срок трудового договора с работником из Белоруссии

Вопрос: На какой срок заключать трудовой договор с гражданином Белоруссии — срочный или бессрочный, если у него разрешение на пребывание в стране имеет ограниченный срок?

Ответ: Согласно ТК РФ, если нет оснований на заключение срочного трудового договора, надо заключать бессрочный контракт. В то же время надо учитывать, что, согласно п. 5 ст. 97 «Договора о Евразийском экономическом союзе», срок временного пребывания (проживания) трудящегося из Белоруссии определяется сроком действия трудового или гражданско-правового договора.

Рекомендуется также в связи с заключением трудового договора с иностранным гражданином уведомить об этом МВД. Но это, скорее, чтобы обезопасить себя. Поскольку, согласно Постановлению ВС РФ от 30.05.2017 № 78-АД17-19, работодатели могут не уведомлять о приеме на работу гражданина Белоруссии.

1. Сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание?
- один;
- два;
- ограничения на этот счет законодательством не установлены;
- не более трех раз;
- не более шести раз;
- изменять его в течение года нельзя.

2. Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о переименовании организации?

- нужно;
- не нужно;
- на усмотрение работодателя;
- нужно только если организация при этом сменила организационно-правовую форму;
- нужно только тем работникам, которые увольняются из организации;
- нужно кроме случая, когда организация сменила организационно-правовую форму.

3. При заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, не должен предъявлять работодателю:

- свидетельство о рождении ребенка;
- паспорт;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- трудовую книжку;
- военный билет;
- документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний.

4. Сколько граф в разделе трудовой книжки «Сведения о работе»?

3;
- 5;
- 4;
- 6;
- 1;
- 7.

5. В унифицированной форме личной карточки работника (№ Т-2) нет графы:

- «гражданство»;
- «состав семьи»;
- «состояние в браке»;
- «знание иностранного языка»;
- «национальность»;
- «место рождения».

6. График отпусков подписывает:

Руководитель организации;
- руководитель кадровой службы;
- начальник юридического отдела;
- руководитель кадровой службы и руководители подразделений;
- заместитель руководителя организации;
- работник кадровой службы.

7. Сотрудница поменяла фамилию в связи с вступлением в брак. Как изменить фамилию на титульном листе трудовой книжки?

Фамилию исправлять не надо;
- выдать сотруднице вкладыш к трудовой книжке и вписать туда новую фамилию;
- заштриховать прежнюю фамилию корректирующей жидкостью и написать новую;
- взять прежнюю фамилию в скобки, а рядом написать новую;
- рядом с прежней фамилией написать новую в скобках;
- зачеркнуть прежнюю фамилию одной чертой, а рядом написать новую.

8. Как следует прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

Приклеить;
- вшить нитками;
- приколоть степлером;
- приколоть канцелярскими скрепками;
- вложить в середину книжки без прикрепления;
- можно использовать любой из перечисленных способов.

9. Перечень материалов, помещенных в дело, называется:

Лист-заверитель дела;
- номенклатура дел;
- внутренняя опись;
- подшивка;
- итоговая запись;
- оглавление.

10. Соглашение работодателя и работников, которое устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников и их ответные обязательства по отношению к работодателю, называется:

Трудовой договор;
- гражданско-правовой договор;
- конвенция;
- должностная инструкция;
- коллективный договор;
- дополнительное соглашение к трудовому договору.

11. Что поставить в табеле учета рабочего времени внутреннему совместителю, если он заболел?

- и по основной должности, и по совместительству буквенный код «Б» или цифровой «19»;
- по основной должности код «Б» («19»), а по совместительству – код «ПР» («24»);
- по основной должности код «ПР» («24»), а по совместительству – код «Б» («19»);
- по основной должности код «ДО» («16»), а по совместительству - код «Б» (19);
- по основной должности код «Б» (19) а по совместительству - код «ДО» («16»);
- и по основной должности, и по совместительству код «ДО» («16»).

12. Работник переводится в другой отдел. Инициатива перевода исходит от начальника отдела, в котором сотрудник работал прежде. Выберите наиболее полный список оформляемых документов:

Заявление от работника с просьбой о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ по форме № Т-5, трудовая книжка, личная карточка;
- предложение работнику о переводе, представление о переводе в адрес руководителя организации от непосредственного руководителя работника, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ по форме № Т-5, трудовая книжка, личная карточка;
- дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ по форме № Т-5А, трудовая книжка, личная карточка;
- заявление от работника с согласием на перевод, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ по форме № Т-5А, трудовая книжка, личная карточка;
- заявление от работника с согласием на перевод, представление о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ по форме № Т-5А, приказ по - форме № Т-1, трудовая книжка, личная карточка;
- заявление от работника с просьбой о переводе, представление о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ по форме № Т-5А.

13. Работодатель не обязан продлевать ежегодный оплачиваемый отпуск, если во время отпуска работник:

Заболел и лежал в больнице;
- был направлен на военные сборы;
- работал в качестве члена избирательной комиссии;
- ухаживал за заболевшим членом семьи;
- участвовал в суде в качестве присяжного заседателя;
- заболел и лечился амбулаторно.

14. Дополнительный оплачиваемый отпуск может предоставляться:

Только в календарных днях;
- только в рабочих днях;
- в календарных и рабочих днях;
- в месяцах;
- в неделях;
- в любых единицах на усмотрение работодателя.

15. Сколько исправлений допускается на бланке листка нетрудоспособности?:

Не более трех;
- исправления в листок нетрудоспособности вносить нельзя;
- не более четырех;
- не более одного;
- таких ограничений законодательство не содержит;
- не более двух.

16. Можно ли наградить сотрудника денежной премией, если незадолго до этого на него наложили дисциплинарное взыскание?

- можно;
- можно, но сначала нужно приказом снять дисциплинарное взыскание;
- нельзя;
- нельзя в течение года со дня наложения дисциплинарного взыскания;
- нельзя в течение шести месяцев со дня наложения дисциплинарного взыскания;
- в таких случаях допускается только моральное поощрение.

17. Какого работника нельзя уволить в связи с утратой доверия?

Кассира;
- продавца;
- экспедитора;
- бухгалтера;
- заведующего складом;
- кладовщика.

18. Перевод к другому работодателю отражается в трудовой книжке работника:

- двумя записями – об увольнении с прежней работы и о приеме на новую;
- записью о переводе на новую работу;
- записями о переводе и приеме на новую работу;
- записями об увольнении и переводе на новую работу;
- никак не отражается;
- записью о приеме на новую работу.

19. ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО понадобятся вам при заполнении:

Трудового договора;
- приказа о приеме на работу;
- приказа об увольнении;
- табеля учета рабочего времени;
- личной карточки;
- трудовой книжки.

20. Должен ли работодатель - физическое лицо вести трудовые книжки на своих работников?

Безусловно, должен;
- не должен;
- должен, если он является индивидуальным предпринимателем;
- должен, если у него более 10 работников;
- должен, если он не является индивидуальным предпринимателем;
- на усмотрение работодателя.

Задание 2. Ответьте на вопросы теста, выбрав два правильных ответа из шести предложенных.

21. Прогулом считается;

Отсутствие работника на рабочем месте в течение пяти часов подряд
- отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня или смены;
- отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение половины рабочего дня или смены;
- отсутствие работника на рабочем месте в течение двух часов подряд;
- отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены;
- отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин более шести часов подряд в течение рабочего дня или смены.

22. Вы планируете уволить в связи с сокращением штата работника, не достигшего 18 лет. Какие органы (лица) обязательно должны дать на это согласие?

Родители работника;
- Гострудинспекция;
- прокурор;
- Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав;
- служба занятости;
- военкомат.

23. Оформлять расторжение трудового договора в период временной нетрудоспособности работника разрешается при увольнении:

За прогул;
- в связи с несоответствием работника занимаемой должности;
- по инициативе работника;
- по соглашению сторон трудового договора;
- по сокращению штата;
- в связи с неоднократным неисполнением работником трудовых обязанностей.

24. Записи в трудовой книжке допускается делать:

- шариковой ручкой;
- карандашом;
- капиллярной ручкой;
- фломастером;
- гелевой ручкой;
- маркером.

25. По запросам граждан и организаций архив выдает:

Архивные приказы;
- архивные справки;
- архивные договоры;
- архивные записки;
- архивные копии;
- архивные уведомления.

26. Какие унифицированные формы понадобятся вам для оформления командировки?:

- № Т-1;
- № Т-5;
- № Т-6а;
- № Т-9;
- № Т-10а;
- № Т-6.

27. Какие унифицированные формы понадобятся вам для оформления отпуска?:

- № Т-1;
- № Т-5;
- № Т-6а;
- № Т-9;
- № Т-10а;
- № Т-6.

28. Для каких кадровых приказов не существует законодательно закрепленных унифицированных форм?

- о совмещении должностей;

- о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
- о наложении дисциплинарного взыскания;
- о поощрении работника;
- о поощрении работников.

29. Какие из перечисленных приказов относятся к приказам по основной деятельности?

О приеме работника на работу;
- об утверждении штатного расписания;
- о перемещении;
- о направлении работника в командировку;
- о внесении изменений в локальные нормативные акты;
- о переводе работника на другую работу.

30. Какие локальные акты работодателя с точки зрения закона являются обязательными?

- штатное расписание;
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- положение о структурных подразделениях;
- положение об аттестации;
- коллективный договор;
- положение (инструкция) о защите персональных данных работников.

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

• переобучение на базе второго высшего образования;
• получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
• обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
• практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

• Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
• законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
• нормативные акты местного значения;
• различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
• внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
• приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

• агентства и бюро по трудоустройству;
• занятости;
• ярмарки вакансий;
• учебные заведения;
• доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
• другие организации;
• знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

• заключение трудового контракта;
• издание приказа о приеме;
• нового сотрудника либо ее заведение;
• оформление личной карточки;
• если в организации принято - заведение личного дела;
• ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

• регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
• регистрации приказов;
• регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
• регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
• регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
• книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

• копии приказов о работнике;
• копии заявлений;
• копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
• анкета;
• характеристики и отзывы;
• справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.